Certificações e Relatórios; Fornecedores

Para que serve: registrar o item com o tipo certo, para o Trust Center mostrar o selo, o rótulo e as datas certas.

Quem pode: Administrador.

Passo a passo:

1. Abra "Certificações e Relatórios" e clique em "Novo item". Para mudar um item, use o "⋮" da linha e "Editar".
2. Em "Tipo", escolha:
   • "Certificação": emitida por certificadora, com validade. Preencha "Emitido por", "Emissão" e "Validade".
   • "Relatório": avaliação feita numa data. "Emitido por" é quem avaliou; "Realizado em" é obrigatório e "Próxima avaliação" é opcional.
   • "Em preparação": ainda não existe. Informe a "Previsão" (mês e ano). Não tem arquivo.
3. Se quiser, preencha "Escopo" (o que foi avaliado, sem endereços nem nomes de servidores) e, na certificação, "Número do certificado".
4. Anexe o arquivo (.pdf, .docx ou .xlsx), de até 25 MB. Para trocar, use "Substituir"; para tirar, "Remover arquivo".
5. Escolha a visibilidade: "Interno" ("Só a sua equipe vê."), "Sob solicitação" ("Aparece no Trust Center; o visitante pede acesso.") ou "Público" ("Qualquer visitante vê e baixa."). No item em preparação, "Sob solicitação" não aparece, e "Público" diz "Qualquer visitante vê.".
   • "Só PDF vai ao Trust Center. Sem arquivo, o item aparece só como informação, sem baixar. Vencido não aparece."
   • "Sob solicitação" exige PDF.
6. Clique em "Criar item" ou salve a edição.

Depois: aparece "Item cadastrado." ou "Item salvo.". Se o item passa a ficar visível para qualquer visitante e a organização já tem endereço do Trust Center, abre antes a janela "Tornar público?": confira os quatro pontos da lista, marque "Revisei e não há informação confidencial." e clique em "Tornar público" (guia 9.3). A pergunta vale mesmo com a página fora do ar.

Problemas comuns:

• "Formato não suportado. Use PDF, Word ou Excel." — envie .pdf, .docx ou .xlsx.
• "Com arquivo em Word ou Excel, só "Interno" fica disponível. Envie o PDF para mostrar no Trust Center." — envie o PDF.
• "Um item em preparação não tem arquivo. Remova o arquivo antes de mudar o tipo." — use "Remover arquivo" no mesmo envio.
• "A lista mudou desde que você abriu a confirmação. Confira de novo." — outro item público mudou; confira a lista nova.
• "O arquivo mudou desde que você abriu a página. Recarregue e confira." — alguém trocou o arquivo; recarregue a página.
• "Arquivado: desarquive antes de alterar." — desarquive (guia 8.4).

Na avaliação gratuita: o Trust Center não é publicado. No período só de leitura, cadastrar e editar ficam bloqueados.

Para que serve: saber o que vence e renovar antes de sair do Trust Center.

Quem pode: todos consultam; renovar é do Administrador.

Passo a passo:

1. Em "Certificações e Relatórios", use o filtro "Validade": "Válidas", "Vencem em 60 dias", "Vencidas", "Sem validade" ou "Todas".
2. Leia o selo da linha: "Válido", "Vence em N dias", "Vence amanhã", "Vence hoje", "Vencido" ou "Sem validade".
3. Para renovar, edite as datas e substitua o arquivo (guia 8.1).

Depois:

• A validade (no relatório, a "Próxima avaliação") vale até o fim do dia, no horário de Brasília. No dia seguinte, o item sai do Trust Center.
• A partir de 60 dias antes, o vencimento aparece na Home. A Home conta "N certificações e relatórios válidos"; "Em preparação" não conta.
• Passado o mês da previsão, o item "Em preparação" sai da página e a Home avisa "A previsão era ‹mês de ano›" e "Atualize a previsão ou o tipo.".
• Renovar um item "Público" pergunta "Tornar público?" de novo.

Problemas comuns:

• Item vencido não aparece no Trust Center — atualize a validade ou a próxima avaliação.

Para que serve: manter o inventário de fornecedores e publicar quem trata dados dos seus clientes.

Quem pode: Administrador.

Passo a passo:

1. Abra "Fornecedores" e clique em "Novo fornecedor".
2. Preencha "Nome", "Serviço prestado" e "Dados compartilhados".
3. Em "País", busque e escolha onde os dados são tratados.
4. Se quiser, anexe o "Contrato ou DPA (opcional)" (até 25 MB), escolha o "Responsável" (alguém da organização, ou "— nenhum —") e preencha "Início" e "Fim".
5. Em "No Trust Center", escolha "Interno" ("Fica só no seu inventário.") ou "Na lista de subprocessadores" ("Entra na lista do Trust Center.").
6. Clique em "Criar fornecedor" (na edição, "Salvar alterações").

Depois: aparece "Fornecedor cadastrado." ou "Fornecedor salvo.". A lista pública mostra só o nome, o serviço, os dados compartilhados e o país. O contrato nunca vai ao Trust Center. Se a lista de subprocessadores está aberta a qualquer visitante (sem "Exigir solicitação", na Página do Trust Center), incluir um fornecedor pede "Tornar público?" (guia 8.1).

Problemas comuns:

• A linha mostra "Escolha o país" — o país antigo não foi reconhecido. Edite, veja a dica "Antes: …" e escolha o país. O filtro "País a corrigir" mostra essas linhas.
• O responsável saiu da organização — a linha avisa; escolha outra pessoa.
• "O fim do contrato não pode ser antes do início." aparece embaixo de "Fim", e o botão de salvar fica desabilitado — corrija as datas.

Para que serve: tirar um item ou fornecedor de uso sem perder o histórico, ou apagá-lo de vez.

Quem pode: Administrador.

Passo a passo:

1. Arquivar: no "⋮", escolha "Arquivar" (ou selecione várias linhas). Confirme na janela.
2. Desarquivar: no filtro "Situação" ("Em uso" ou "Arquivados"), escolha "Arquivados". No "⋮" da linha, clique em "Desarquivar" e confirme em "Desarquivar item?". Se o item não estava "Interno", aparece a caixa "Voltar como estava no Trust Center (‹visibilidade›)" ("Sem marcar, ele volta como Interno."). No fornecedor, a janela é "Desarquivar fornecedor?", com a caixa "Voltar à lista de subprocessadores".
3. Apagar de vez: no "⋮" de um item arquivado, "Apagar de vez", um por vez. Na janela, digite o nome do item.

Depois:

• Arquivado, o item sai do Trust Center e de novos pedidos. No painel, continua consultável.
• Arquivar faz os links já enviados deixarem de funcionar de vez. Desarquivar não os reativa: o visitante pede de novo.
• Se o item volta "Público", pede "Tornar público?".
• Apagado de vez, o arquivo some e os registros antigos mostram "Item apagado".

Problemas comuns:

• "O nome digitado não confere com o nome do item. Nada foi apagado." — digite o nome exato.
• "Só um item arquivado pode ser apagado de vez. Arquive-o antes." — arquive primeiro.
• Mudou o item para "Interno" e os links enviados pararam — é de vez; o visitante pede de novo.