Base de Conhecimento

Para que serve: achar um item pela pergunta, pela resposta ou pelo código e abrir o detalhe.

Quem pode: Administrador, Revisor e Membro.

Passo a passo:

1. Abra Due Diligence › Base de Conhecimento.
2. Escolha a aba pela situação do item: "Todas", "Aguardando revisão", "Aprovadas", "A reconferir", "Rejeitadas" ou "Substituídas". "A reconferir" mostra as aprovadas com essa marca; elas também aparecem em "Aprovadas".
3. Use o campo "Buscar por código, pergunta ou resposta". O código tem o formato IC-0001.
4. Se quiser, filtre por "Origem" (guia 2.2), "Atualização", "Edição", "Fonte" e "Evidência".
5. Clique na linha para abrir o painel do item. Use "Anterior" e "Próximo" para andar pela lista; a tela mostra "N de M nesta lista".

Depois: a coluna "Atualizada" mostra "hoje", "ontem", "há N dias" ou a data.

Problemas comuns:

• "Este item saiu desta lista." — você aprovou ou rejeitou o item e ele mudou de aba. "Anterior" e "Próximo" continuam funcionando.
• A Base de Conhecimento está vazia — use "Enviar documentos" ou "Responder o Self-Assessment", que aparecem na própria tela.

Na avaliação gratuita: no período só de leitura, os botões continuam na tela, mas quem tenta mudar algo recebe "Sua avaliação está no período só de leitura: você pode ver e exportar, mas não alterar." Vale para toda alteração, inclusive evidências, "Manter resposta" e "uso interno".

Para que serve: saber em que se apoia uma resposta antes de aprová-la ou usá-la.

Quem pode: Administrador, Revisor e Membro.

Passo a passo:

1. Abra o item (veja o guia 2.1).
2. Leia "De onde veio": o documento, a política adotada, o Self-Assessment ou o questionário de origem. O link do documento abre "Detalhes do processamento".
3. Veja a "Origem" ("Proposta pela IA", "Da política adotada", "Adaptada da política adotada", "Derivada de IA" ou "Escrita pela equipe") e a marca "Editada", se alguém mudou o texto.
4. Em "Responde a", veja a que controles de framework o item responde. Se ele veio de uma pergunta de norma, "De onde veio" mostra "Pergunta do framework ‹norma› ‹código› ‹texto›".
5. Abra "Histórico · N eventos" para ver quem aprovou, rejeitou, editou ou reconferiu, e quando.

Depois: nada muda; é só consulta.

Problemas comuns:

• Marca "Fonte arquivada" — o documento de origem foi arquivado. O item continua respondendo.
• Marca "Fonte excluída em ‹data›" — o arquivo de origem foi apagado de vez. O item continua; o arquivo não volta.

Para que serve: decidir se uma resposta proposta vale para a organização.

Quem pode: Administrador e Revisor. O Membro vê o item com "Aguardando revisão de alguém com papel Revisor ou Administrador."

Passo a passo:

1. Na aba "Aguardando revisão", abra o item.
2. Leia a resposta e "De onde veio".
3. Para aceitar, clique em "Aprovar", no rodapé do painel. A tela confirma "Item aprovado."
4. Para recusar, clique em "Rejeitar", preencha "Motivo da rejeição (obrigatório)" e clique em "Confirmar rejeição". "Rejeitar" só aparece em item aguardando revisão.

Depois:

• Aprovado: se o item responde a uma pergunta de norma, ela passa a contar no percentual de Frameworks.
• Rejeitado: o item vai para "Rejeitadas" e deixa de ser usado nas sugestões. A tela confirma "Item rejeitado. N respostas de framework copiadas deste item foram marcadas para reconferir." (veja o guia 2.6).
• Um item rejeitado ou substituído pode voltar: use "Aprovar" direto no painel, ou edite-o e use "Salvar e aprovar" (guia 2.4).

Problemas comuns:

• "A resposta mudou desde que você abriu o painel: agora está ‹situação›. A tela foi atualizada; confira antes de agir de novo." — alguém mudou o item. Confira e decida de novo.

Na avaliação gratuita: no período só de leitura, aprovar e rejeitar são recusados (veja o guia 2.1).

Para que serve: corrigir ou completar a resposta, as palavras-chave, os controles ou as evidências.

Quem pode: Administrador e Revisor.

Passo a passo:

1. Abra o item e clique em "Editar". Aparece o selo "Editando".
2. Ajuste a resposta. Nas palavras-chave, separe por vírgula. Use o campo "Responde a" (buscar framework ou controle) e "Anexar evidência", se precisar.
3. Salve. Salvar a edição sempre aprova o item, e a tela confirma "Edição salva. O item está aprovado." O botão muda conforme a situação:

Depois: a origem não muda; o item ganha a marca "Editada" e o fato entra no "Histórico". Durante a edição, "Anterior" e "Próximo" ficam desligados. Se a resposta é uma frase aprovada das Práticas de segurança do Trust Center, salvar qualquer edição, mesmo só de palavra-chave, tira a frase da página até alguém aprová-la de novo lá (guia 9.2). "Manter resposta" (guia 2.6) não tira a frase.

Problemas comuns:

• "Esta resposta é o texto da política adotada. …" — resposta "Da política adotada" fica só para leitura.
• Remover uma evidência pede confirmação; ela sai do item, mas continua no Inventário (guia 7.2).
• Para que uma resposta não apareça no Trust Center nem no questionário em PDF, veja o guia 2.7.

Para que serve: aprovar ou rejeitar de uma vez vários itens que aguardam revisão.

Quem pode: Administrador e Revisor.

Passo a passo:

1. Na Base de Conhecimento, clique em "Revisar em lote (N)". O botão só aparece quando há itens aguardando revisão.
2. Marque os itens (nada vem marcado), até 100 por vez.
3. Clique em "Aprovar selecionadas (N)" ou em "Rejeitar selecionadas (N)".
4. Ao rejeitar, preencha "Motivo (obrigatório, o mesmo para todos)" e confirme.

Depois: na aprovação, a janela lembra: "Os itens aprovados que respondem a perguntas de normas em Frameworks passam a contar no percentual." Na rejeição: "Os itens rejeitados deixam de ser usados nas sugestões.", com a contagem de respostas aprovadas que ficarão a reconferir.

Problemas comuns:

• As propostas da política adotada não aparecem no lote. A tela mostra quantas há por norma (por exemplo "ISO 27001 (2) · LGPD (1)") com o link para conferi-las na norma (guia 5.6).
• O lote não traz de volta item rejeitado — use o painel do item (guia 2.4).

Para que serve: conferir uma resposta aprovada cuja fonte mudou, por exemplo quando o item de origem foi rejeitado, quando a política adotada ganhou versão nova ou quando a política foi arquivada.

Quem pode: Administrador e Revisor. O Membro vê o aviso, sem o botão, com "Peça a um Revisor ou Administrador para conferir."

Passo a passo:

1. Abra o item com o aviso "A reconferir": pela aba "A reconferir" da Base de Conhecimento ou pelo botão "Reconferir" no bloco "Pede a sua atenção" da Home (para o Membro, "Em andamento").
2. Leia o aviso e a fonte nova. O aviso diz o motivo: o item de origem (IC-x) foi rejeitado, ou "A política ganhou a versão N.", foi editada fora da plataforma ou foi arquivada. Ele termina com "A resposta continua aprovada até alguém conferir."
3. Se a resposta ainda vale, clique em "Manter resposta".
4. Se não vale, edite e salve um texto novo (guia 2.4).

Depois: a marca sai e a resposta continua aprovada. O percentual de Frameworks não muda. O "Histórico" registra "Reconferida e mantida por ‹nome› em ‹data›."

Problemas comuns:

• Enquanto ninguém confere, a resposta continua aprovada e pode ser sugerida nos questionários, com um alerta. Confira logo.
• Se a política arquivada for desarquivada, a marca sai sozinha: "Marca retirada em ‹data›: a política foi desarquivada."

Para que serve: tirar uma resposta da página do Trust Center e do questionário em PDF.

Quem pode: Administrador e Revisor. O Membro vê o selo "Uso interno".

Passo a passo:

1. Abra o item na Base de Conhecimento (guia 2.1). O botão fica no painel de leitura, não dentro de "Editar".
2. Clique em "Marcar como uso interno". Para desfazer, use "Tirar a marca 'uso interno'".

Depois: o painel mostra "Uso interno: a resposta desta pergunta não vai para a página do Trust Center nem para o questionário em PDF." A marca é da pergunta, não do item. A resposta continua respondendo questionários. Também dá para marcar em Trust Center › Práticas de segurança (guia 9.2).

Problemas comuns:

• O botão não aparece — ele só existe em item ligado a uma pergunta do Self-Assessment.

Na avaliação gratuita: no período só de leitura, a marca é recusada (veja o guia 2.1).